A day in the life of the financial manager

Ik ben Philip, de financieel manager van het team. Mijn belangrijkste taak is om ervoor te zorgen dat er genoeg geld binnenkomt en dat het geld vervolgens correct wordt besteed. Dit is echter een klein deel van mijn dagelijkse bezigheden. Zoals je je kunt voorstellen zijn er vele zaken die moeten worden geregeld om een team als het onze draaiende te houden. Naast mijn functie als financieel manager zorg ik dat de meeste van deze zaken voor elkaar komen. Hieronder valt bijvoorbeeld: het organiseren van evenementen, contact houden met onze partners en creëren van materiaal waarmee wij de activiteiten van ons team tonen. Ik zou het een zeer grote uitdaging vinden om een precieze omschrijving te geven van mijn werk, dus ik denk dat ik dat het beste kan doen door een voorbeeld te geven van hoe een van mijn werkdagen eruitziet.

9:00 Ik begin de ochtend altijd met het voorbereiden van vergaderingen en telefoongesprekken die ik inplan voor de dag, en meestal beantwoord ik ook wat e-mails. Als werktuigbouwkundige vind ik het altijd interessant om precies te weten hoe het gaat met de voortgang van de boot. We zijn op dit moment erg dicht bij de deadline van de productie, dus dat betekent dat Casper, samen met andere teamleden, lange avonden doorwerkt om de boot af te krijgen. Aangezien ik gisteren iets voor de nachturen ben weggegaan vraag ik aan Casper hoe de voortgang is gegaan. Hij vertelt me dat het thrust vectoring systeem is geïnstalleerd in de boot. Dit is een van de innovaties die dit jaar is toegepast in de boot, dus ik ben erg blij dat de montage goed is gegaan.  Ik vertel hem dat ik uitkijk naar het testen van het systeem over enkele weken.

9:30 Vincent van Heerema Marine Contractors belt mij om te vragen of we een presentatie willen geven over onze boot aan hun engineers. Sinds wij zijn begonnen met onze samenwerking in Januari heeft hij ons ook veel geholpen met het promoten van ons team binnen het bedrijf. Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat we een platinum contract met HMC konden ondertekenen voor dit jaar. In ieder geval, ik vertel hem dat ik zeer geïnteresseerd ben om een presentatie te geven en we concluderen dat zoiets veel enthousiasme kan opwekken binnen het bedrijf. We plannen een meeting in voor komende week.

10:00 De eerste meeting vandaag; de producenten van MXD Media komen langs op ons kantoor om te bespreken wat we gaan filmen de komende periode, tot en met de kanaaloversteek. Deze meeting blijkt lang en productief te zijn, aangezien we onze doelgroepen goed vast hebben kunnen stellen en we een planning hebben gemaakt voor de komende periode. Ik ben erg tevreden dat ik kan samenwerken met hen, ze zijn zeer flexibel zijn en we de komende dag kunnen we al beginnen met filmen! Ik moet eerlijk zeggen dat ik dit niet volledig zelf heb geregeld, maar dat het op aanraden van Ed van ABN AMRO is geregeld. Uiteindelijk zijn we na enkele meetings en telefoontjes tot een goede afspraak voor ons beiden gekomen, en nu is ABN een van onze grote partners die ons vooral helpt met het marketinggedeelte van ons team.

12:00 De eerste managementmeeting van de week, ik vind deze meetings altijd erg nuttig aangezien we echt kijken hoe we individueel functioneren en of er complicaties zijn binnen de departementen waar we verantwoordelijk voor zijn. We bespreken wat punten die ik hier niet in detail zal toelichten, maar na wat onderlinge discussies komen we altijd tot oplossingen die als uiteindelijk doel natuurlijk maar een ding hebben: Het winnen van de race in Monaco en het oversteken van het kanaal!

13:15 De mensen van Centipede komen langs om de boot op te meten en de juiste afmetingen voor de wrap te noteren. Ik stel nog enkele vragen over hoe ze de sponsorlogo’s willen implementeren, wat natuurlijk erg belangrijk voor mij is. Ik wordt ervan verzekerd dat ook dit soort precisiewerk goed moet gaan, aangezien ze er al erg veel ervaring mee hebben, dus daar ben ik zeer tevreden mee. I moet Centipede bij deze een groot compliment geven, want ze gaan echt tot het randje om onze wrap perfect te maken!

13:45 Ik bel Arno van de gemeente Den Haag over de doop van onze boot. Een paar dagen geleden heb ik de haven van Scheveningen bezocht en gesproken met de havenmeester om te kijken wat de mogelijkheden zijn van het organiseren van onze doop daar. Na een tijdje rond te hebben gelopen in de haven hebben we de perfecte plek gevonden die aan al mijn eisen voldeed. Hij verwees mij door naar Arno, en vandaag hebben we enkele mogelijkheden omtrent de promotie over de telefoon besproken. Uiteindelijk spreken we af om onze ideeën via de mail uit te wisselen. Waarschijnlijk wordt Scheveningen de locatie voor de doop van onze boot…

14:30 Ik stap op m’n fiets en ik begeef me richting het kantoor van Dutch Accounting House voor een afspraak met Olaf, onze accountant. Hij adviseert mij op vele vlakken betreft de boekhouding van onze stichting. Ik ben natuurlijk nooit opgeleid tot accountant, dus de sessies met Olaf geven mij altijd veel nieuwe inzichten. We bespreken enkele zaken omtrent de automatisatie van het boekhoudsysteem en we corrigeren een paar kleine fouten. Ik wil natuurlijk de mensen die de blauwe enveloppen versturen blij houden!

16:45 De hele dag door ontvang ik facturen van teamleden die onderdelen voor de boot bestellen. Aan het eind van de dag is aan mij de taak om al deze facturen te verwerken en te betalen wat betaald moet worden. Ik vind dit persoonlijk een van de meest monotone taken die ik door de dag heen doe, maar uiteindelijk raak je er wel gewend aan en loopt het vrij soepel.

19:00 Afhankelijk van hoeveel ik nog te doen heb kijk ik na het eten of het nog nut heeft om naar kantoor te komen en door te werken. Vandaag is een goede gelegenheid om ontspanning met werk te combineren, aangezien een van de andere teams in de hal hun designpresentatie geeft. Na de presentatie bespreek ik onder het genot van een paar drankjes hoe het gaat met de verschillende teams en natuurlijk kijk ik ook naar hoe we elkaar kunnen helpen.

Wat is de volgende stap?
Gelukkig kan ik je niet het precieze antwoord geven, als ik dat wel zou doen zou dat alle plezier voor mijzelf ook weghalen. Wat ik wel kan vertellen is dit: Mijn grootste doel is om het team in staat te stellen in Monaco te winnen en het kanaal over te steken. Ondanks dat ik als financieel manager niet direct de technische aspecten van de boot kan beïnvloeden, geloof ik wel dat ik het team genoeg kan faciliteren om ze aan de boot te kunnen laten werken op een enthousiaste en gemotiveerde manier.      

De Thialf!

Vrijdag is het zo ver. Heerema Marine Contractors heeft het Solar Boat Team uitgenodigd om een kijkje te nemen aan boord van de Thialf. Twaalf gegadigden van ons verzamelen om een uur of 11 in Delft, om in de auto te stappen richting Rotterdam. De Thialf is niet zomaar een schip. Met twee gigantische kranen en een hijscapaciteit van 14.200 ton gaat het om het grootste kraanschip van de wereld.

Als we aan komen rijden kunnen we de Thialf al van ver zien. Maar pas als we de auto parkeren en er praktisch naast staan, realiseer je je pas hoe groot het schip eigenlijk is. Het is bijna geen schip meer te noemen.

Als iedereen omgekleed en wel klaar staat in een prachtige oranje overal en groene helmpjes mag het feest beginnen. Onder begeleiding van Dies, die zelf jaren op de Thialf heeft gewerkt, gaan we aan boord! (Ja, onderstaande foto was echt bij aankomst gemaakt, en niet achteraf om een coole foto te hebben ofzo.)

Met een lift gaan we naar boven en verzamelen we in een kamer bij het helikopterplatform. Hier ontmoeten we de kapitein van de Thialf (of eigenlijk één van de twee Kapiteins). Als de rondleiding echt begint, wordt ons nog geadviseerd bij elkaar te blijven. Het werd al snel duidelijk dat het schip vanbinnen nagenoeg een doolhof is en dat verdwalen niet moeilijk is!

Als eerste gaan we naar de brug. Het is een groot kantoor met tientallen schermen en systemen (en mooi uitzicht) om het schip mee te besturen. Het hele schip wordt vanuit die ruimte bestuurd door maar twee personen! We krijgen uitleg over hoe het schip op zijn plek wordt gehouden in diep water, hoe de kranen werken, hoe aanmeren in zijn werk gaat en nog veel meer. Daarna mochten we een awesome foto nemen op het helikopterplatform!

 

Vervolgens gaan we de machinekamers in. Deze zijn normaal off limits, maar voor deze speciale gelegenheid, mochten wij er wel een kijkje nemen!


Tijdens de rondleiding binnen het schip heeft eigenlijk niemand meer een idee waar we eigenlijk zijn. Als we eindelijk weer naar buiten gaan bevinden we ons op het dek onder de twee hijskranen. Hier maken we natuurlijk weer een groepsfoto’s, aangezien je daar geen genoeg van kan hebben!

Als de rondleiding klaar is moeten we ons haasten om weer terug naar Leiden te gaan naar Heerema Marine Contractors. Hier gaan we namelijk het contract ondertekenen! Iedereen is al omgekleed naar formele kleding, en op weg naar Leiden stoppen we nog heel stijlvol even bij de McDonalds.
Bij Heerema aangekomen gaan we naar de boardroom waar het contract wordt ondertekend door Philip en Frans den Houter van Heerema.

Daarna is het tijd om de rest van de werknemers van Heerma te ontmoeten! Iedereen is heel enthousiast over de Solar Boat en na een toast maken we met veel mensen een praatje. Het was een leuke en succesvolle dag!

 

Einde.